Charte de la CH3R

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Sommaire

• Sigles
• Préambule
• Article 1 : Nom et siège social
• Article 2 : Mission
• Article 3 : Objectifs
• Article 4 : Valeurs
• Article 5 : Les membres
• Article 6 : Assemblée générale (AG)
• Article 7 : Le conseil d’administration
• Article 8 : Responsabilités des membres
• Article 9 : Responsabilités du conseil d’administration
• Article 10 : Dispositions financières et rapports
• Article 11 : Modification de la charte
• Article 12 : Dissolution
• Article 13 : Gestion de conflit au sein de la CH3R
• Article 14 : Protection des renseignements personnels

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Sigles

CH3R : Communauté Haïtienne de Trois-Rivières

AGA : Association Générale annuelle de la CH3R.

AGS : Assemblée générale spéciale

CA : Conseil d’administration

AG : Assemblée générale

CQLR : Recueil des lois et règlements du Québec (Compilation des lois et règlements du Québec)

Préambule

La Communauté Haïtienne de Trois-Rivières (CH3R) est un organisme à but non lucratif constitué conformément à la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec. Elle rassemble des personnes d’origine haïtienne ainsi que toute personne partageant ses valeurs et ses objectifs, résidant à Trois-Rivières, en Mauricie et dans les régions environnantes.

La présente Charte constitue le document fondamental qui encadre la gouvernance, l’organisation et le fonctionnement de la CH3R. Elle établit les principes directeurs, les valeurs, les droits et les responsabilités qui guident les actions de l’Association dans l’accomplissement de sa mission. Elle témoigne de l’engagement de la CH3R à agir avec transparence, intégrité, équité et responsabilité au service de ses membres et de la collectivité.

La CH3R puise sa raison d’être dans la volonté de favoriser le rassemblement, l’épanouissement et la participation active de la communauté haïtienne au développement social, culturel, éducatif et économique de son milieu. Elle se veut un espace inclusif de dialogue, de solidarité, d’entraide et d’engagement citoyen, où chaque personne est accueillie avec respect et dignité. L’Association reconnaît la richesse de la diversité culturelle et valorise le respect des différences individuelles et lutte contre toute forme de discrimination

Par la présente Charte, la CH3R réaffirme son attachement aux principes démocratiques, à la bonne gouvernance, à la participation citoyenne et au respect des lois établies. Elle entend contribuer au développement durable de sa communauté tout en favorisant la transmission des valeurs, du patrimoine culturel et de la mémoire collective aux générations présentes et futures.

Adoptée par l’Assemblée générale de la CH3R, la présente Charte entre en vigueur à compter de sa date d’adoption. Elle lie l’ensemble des membres, administrateurs, dirigeants, comités, bénévoles et les différentes instances de l’Association.

CHARTE DE LA COMMUNAUTÉ HAITIENNE DE TROIS-RIVIÈRES

(CH3R)

Article 1 : Nom et siège social

1. Le nom de l’organisation est « COMMUNAUTE HAÏTIENNE DE TROIS-RIVIERES (CH3R) ».
2. La CH3R est une personne morale sans but lucratif constituée en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec (CQLR, c. C-38)
3. Le siège social de l’organisation est situé à 1285 RUE NOTRE DAME CENTRE #1, CP 201, TR, BP1, QC, G9A5G1
4. Tout changement de siège social doit être approuvé par le conseil d’administration et déclaré au Registre des entreprises conformément à la Loi sur la publicité légale des entreprises

Article 2 : Mission

Notre mission consiste à faciliter l’intégration des nouveaux arrivants à Trois rivières, contribuer à l’épanouissement de la communauté haïtienne et à la promotion de la culture haïtienne à Trois-Rivières.

Article 3 : Objectifs

La CH3R a pour objectifs de :

1. Aider les membres de la communauté dans leur processus d’intégration sociale, économique et culturelle.
2. Promouvoir la culture haïtienne à Trois-Rivières
3. Organiser des rassemblements sociaux, éducatifs et Culturels.
4. Encourager, les interactions, la solidarité et l’unité entre les membres de la CH3R

Article 4 : Valeurs

1. La communauté haïtienne de Trois-Rivières, valorise plusieurs principes fondamentaux : la solidarité, le respect, la tolérance, l’intégration et l’éducation. Ces valeurs permettent à la communauté haïtienne de maintenir une cohésion sociale et d’apporter une contribution significative à la société québécoise.

4.1.2Solidarité

La CH3R encourage l’entraide et le soutien mutuel qui sont des éléments essentiels dans le renforcement des liens communautaires. À ce titre, elle encourage toutes initiatives de solidarité et de coopération qui favorisent l’inclusion, la cohésion et le bien-être collectif.

4.1.3- Le respect

Le respect de la diversité culturelle et des différences individuelles est au cœur des actions de la CH3R. L’association s’engage à promouvoir un environnement inclusif où chaque personne est reconnue, valorisée et respectée.

4.1.4- La tolérance

La CH3R s’engage à promouvoir la tolérance, l’inclusion et le respect mutuel. Aucune discrimination fondée sur l’origine, la race, la religion, les opinions, le handicap ou tout autre critère n’est tolérée au sein de notre association. Nous veillons à garantir un environnement accueillant et respectueux pour tous.

4.1.5- L’intégration

La CH3R accorde une grande valeur à l’intégration des nouveaux arrivants tant sur les plans social, culturel qu’économique. Tout en encourageant leur participation active à la vie communautaire, l’association reconnaît que la diversité constitue une richesse. L’association soutient toutes initiatives visant à renforcer le sentiment d’appartenance, la cohésion sociale et l’égalité des chances pour tous

4.1.6- L’éducation

La CH3R croit que l’éducation est extrêmement importante pour le développement personnel et collectif. Elle s’engage à promouvoir l’accès au savoir, l’apprentissage continu et le renforcement des compétences afin de favoriser l’épanouissement des individus et le progrès de la communauté.

Article 5 : Les membres

1. L’association est ouverte à toute personne âgée de 18 ans ou plus de nationalité haïtienne, ou d’origine haïtienne vivant à Trois-Rivières ou autres villes de la région de la Mauricie et a toute autre personne qui adhère aux valeurs et à la mission de la CH3R.
2. Les membres sont tenus d’adhérer aux règlements, aux politiques et aux valeurs de l’association, et d’agir en conformité avec ceux-ci dans le cadre de leur participation aux activités de la CH3R
3. Pour le bon fonctionnement de l’association, ses membres doivent payer une cotisation annuelle déterminée par l’Assemblée générale sous proposition du conseil d’administration.
4. Les requêtes d’adhésion doivent être présentées par écrit au bureau exécutif, par courriel ou via le formulaire d’inscription du site web officiel de la CH3R.
5. La qualité d’adhérent est perdue en cas de démission, d’exclusion, de Décès ou de non-paiement de la cotisation annuelle.

Article 6 : Assemblée générale (AG)

1. L’assemblée générale est l’organe suprême de l’association.
2. Elle se réunit au moins une fois par an en assemblée ordinaire.
3. Elle est composée de tous les membres en règle de l’association, lesquels disposent des droits et privilèges prévus par les règlements de l’organisme.
4. Elle élit les membres du conseil d’administration sauf le coordonnateur général.
5. Elle décide de la compensation à donner aux membres du conseil d’administration, hormis le coordonnateur général, présents lors des différentes rencontres et des différents déplacements pour l’organisation.
6. Elle vote la rémunération du coordonnateur général et des membres du personnel administratif parmi les différentes propositions faites par le conseil d’administration.
7. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à la demande du conseil d’administration ou de 18 membLes convocations aux assemblées, l’ordre du jour ainsi que les documents nécessaires doivent être envoyés au moins quinze jours avant la date de l’assemblée.
8. L’assemblée générale peut autoriser le remboursement des dépenses raisonnablement engagées par les membres du conseil d’administration dans l’exercice de leurs fonctions. Les administrateurs, à l’exception du coordonnateur général, ne reçoivent aucune rémunération pour l’exercice de leurs fonctions
9. Les assemblées générales peuvent se tenir en personne, en mode virtuel ou en mode hybride, selon la décision du conseil d’administration

Article 7 : Le conseil d’administration

1. Le Conseil d’administration est l’instance de gouvernance chargée d’assurer l’orientation stratégique, la saine gestion et le développement de la CH3R. Il veille à la réalisation de la mission de l’association, à l’application de ses règlements ainsi qu’au respect de ses valeurs et de ses objectifs.
2. Composé de membres élus conformément aux règlements de l’association, le Conseil d’administration exerce les pouvoirs qui lui sont conférés et agit dans l’intérêt supérieur de l’organisme. Il est responsable de l’administration des affaires de la CH3R, de la gestion de ses ressources et de la supervision de ses activités.
3. Dans l’exercice de ses fonctions, le Conseil d’administration favorise une gouvernance transparente, responsable et participative, au bénéfice de l’ensemble des membres et de la communauté qu’il dessert.
4. La gestion quotidienne de la CH3R est faite par un conseil d’administration composé de 7 membres dont le président du conseil et le coordonnateur général qui n’a pas droit de vote.
5. Mis à part le coordonnateur général, les six membres du conseil d’administration sont élus par l’assemblée générale.
6. Les membres du conseil d’administration sont élus pour un mandat de 2 ans sauf la coordonnatrice ou le coordonnateur général qui est nommé par les 6 membres du conseil pour 3 ans.
7. Pour assurer la pérennité de la CH3R, l’expiration des mandats des administrateurs doit être répartie afin que ceux-ci ne se terminent pas tous au cours d’une même année.
8. Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des membres présents.
9. Les membres du conseil d’administration peuvent être révoqués par l’assemblée générale pour motif grave.
10. La coordonnatrice ou le coordonnateur général constitue une équipe pour mener à bien la mission de la CH3R sous l’autorité du conseil d’administration. Cette équipe peut être composée de bénévoles pour commencer et sur le long terme certaines personnes seront employées par CH3R.
11. Les fonctions de président du conseil d’administration et de coordonnateur général ne peuvent pas être cumulées.
12. Le président du conseil d’administration préside les réunions du conseil et voit à son bon fonctionnement. Il voit également au bon fonctionnement des comités du conseil d’administration :

a) En cas de partage, il a voix prépondérante.

b) Assume en outre les autres responsabilités que lui confie le conseil.

13. Les membres du conseil d’administration, à l’exception du coordonnateur général, ne sont pas rémunérés. Ils peuvent toutefois être remboursés des dépenses raisonnablement engagées dans l’exercice de leurs fonctions, sur approbation du conseil.
14. Le conseil d’administration fournira à l’assemblée générale un plan de rémunération graduelle du ou de la coordonnatrice générale en commençant par le bénévolat jusqu’à une rémunération sensée proportionnelle à la disponibilité fournie.
15. Aucun administrateur ne peut cumuler plus de trois (3) mandats consécutifs, Sauf s’il trouve la majorité des voix dans l’assemble générale annuelle. Afin d’assurer le renouvellement du leadership

Article 8 : Responsabilités des membres

1. Participation Active
2. Il est essentiel que les membres de la communauté haïtienne de Trois-Rivières s’impliquent assidûment dans les rencontres et manifestations orchestrées par l’organisation. Pour atteindre les objectifs collectifs, leur participation et leur implication sont essentielles.
3. Respect des Règles et Politiques

Il est essentiel que les adhérents suivent les règles et directives mises en place par l’organisation. Cela inclut la conformité aux échéances, aux processus et aux codes de conduite.

4. Collaboration et Travail d’Équipe

Les membres sont tenus de collaborer avec les autres membres et les responsables de l’organisation. La collaboration en équipe est primordiale pour mener à bien les projets et initiatives communautaires avec succès.

5. Engagement et Responsabilité

Il est nécessaire que les membres s’impliquent entièrement dans leurs fonctions et attributions. Ils doivent assumer la responsabilité de leurs actes et de leurs apports à l’organisation.

6. Ils participent démocratiquement à la gestion de la CH3R en veillant à ce que la celle-ci respecte sa mission.
7. Les membres peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire moyennant que cette convocation obtienne la signature d’au moins 18 membres de la CH3R. La convocation doit contenir les questions qui seront débattues lors de la rencontre.
8. Communication Efficace

Pour assurer le bon déroulement des activités de l’organisation, il est indispensable d’avoir une communication transparente et ouverte. Les membres sont tenus de partager leurs idées, préoccupations et suggestions de façon constructive.

9. Développement Personnel et Professionnel

Les membres sont encouragés à continuer leur évolution personnelle et professionnelle. Cela peut inclure la participation à des sessions de formation, des ateliers, et des opportunités de tutorat et de mentorat.

10. Tout membre ne respectant pas les règlements peut être sanctionné par le conseil d’administration
11. Les sanctions possibles incluent l’avertissement, la suspension et l’exclusion. L’exclusion est prononcée par l’assemblée générale spéciale (AGS), conformément à la procédure prévue au règlement.
12. Aucun membre ne peut être suspendu ou exclu sans avoir été préalablement avisé des motifs invoqués à son encontre et sans avoir eu la possibilité d’être entendu. La décision finale est prise conformément aux règlements de l’Association et aux règles de justice

Article 9 : Responsabilités du conseil d’administration

1. Gestion administrative

9.1.1- Il incombe au conseil d’administration de garantir le fonctionnement efficace de l’association ; cela englobe la gestion des adhérents, l’organisation des réunions et la rédaction des rapports.

9.1.2- Le conseil d’administration assume notamment les responsabilités suivantes :

• Approuver les orientations stratégiques, les plans d’action ainsi que les
• Priorités globales de développement proposés par le coordonnateur général ;
• Établir la programmation annuelle des activités de la CH3R ;
• Approuver les états financiers, le rapport annuel et le budget annuel de la CH3R ;
• Approuver les normes et barèmes de rémunération et les autres conditions d’emploi des membres de la CH3R ;
• Approuver les règles de gouvernance de la CH3R et les règles d’éthique et de déontologie applicables aux membres du conseil d’administration et aux membres du personnel de la CH3R ;
• Approuver les profils de compétence et d’expérience requis pour la nomination des membres du conseil d’administration, y compris le coordonnateur général.
• Nommer et révoquer le coordonnateur général.

2. Gestion financière

9.2.1- Le conseil d’administration a la charge de la gestion financière de l’association, ce qui inclut la comptabilité, l’élaboration des budgets et la recherche de financements.

9.2.2- Le conseil d’administration s’assure que les comptes de l’organisation soient vérifiés annuellement par un vérificateur comptable externe et indépendant qu’il désigne.

9.2.3- Aucun administrateur ou dirigeant de la CH3R ne peut agir à titre de vérificateur. Le vérificateur doit avoir accès en tout temps aux livres, comptes et pièces justificatives nécessaires pour effectuer son travail.

3. Respect des statuts

Il est de la responsabilité des dirigeants de garantir la conformité aux statuts et aux lois applicables de l’association. Toute infraction aux statuts peut entraîner leur responsabilité.

4. Représentation de l’association

9.4.1- Seuls le président du conseil d’administration et le coordonnateur général agissent en tant que représentants de l’organisation auprès des tiers, que ce soit dans le cadre de négociations, de collaborations, de prise de parole en public ou devant les tribunaux.

9.4.2- Un autre membre du conseil ou tout autre personne peut représenter la CH3R s’il obtient l’autorisation du conseil d’administration.

5. Responsabilité civile et pénale

Les membres du conseil d’administration sont solidairement responsables des orientations stratégiques, des décisions et des actions de la CH3R qui sont dûment adoptées par résolution du Conseil. Dans l’exercice de leurs fonctions, ils sont tenus d’agir de bonne foi, avec prudence, diligence, loyauté et dans le meilleur intérêt de l’Association.

6. Engagement personnel

Bien que les dirigeants représentent l’association, ils peuvent, dans certains cas prévus par la loi, être tenus individuellement responsables, principalement en ce qui concerne les dettes salariales ou les obligations fiscales de l’association.

Article 10 : Dispositions financières et rapports

10.1- La CH3R tire ses fonds des cotisations de ses adhérents, des dons, des subventions et des bénéfices générés par les activités qu’elle organise. Le surplus est conservé par la CH3R à moins que l’assemblée générale n’en décide autrement.

10.2- Les fonds servent à atteindre les objectifs de l’association.

10.3- La CH3R ne peut, sans l’autorisation de l’assemblée générale :

• Contracter des emprunts ;
• Acquérir ou détenir des actions ou des parts d’une personne morale ou d’une société ;
• Céder des actions ou des parts d’une personne morale ou d’une société ;
• Acquérir ou céder des actifs au-delà des limites ou contrairement aux

Modalités déterminées par l’assemblée générale tel que : accepter un don ou un legs auquel est attachée une charge ou une condition.

10.4- L’exercice financier de la CH3R se termine le 31 mars de chaque année.

10.5- La CH3R doit, au plus tard le 18 mai de chaque année, produire à l’assemblée générale ses états financiers ainsi qu’un rapport de ses activités pour l’exercice précédent.

Article 11 : Modification de la charte

1. Toute modification de la charte nécessite l’approbation de l’assemblée générale, à une majorité des deux tiers des membres présents.
2. Dans certaines situations, la CH3R pourrait considérer une modification de ses statuts et de son règlement intérieur afin de régler un conflit. En définissant clairement les fonctions et obligations de chaque individu, on pourrait prévenir d’éventuels conflits futurs.

Article 12 : Dissolution

1. Si l’association venait à être dissoute, ses actifs seraient transférés à une autre association ayant des objectifs comparables, choisie par l’assemblée générale.

12.2- La dissolution doit être effectuée conformément aux articles 131 et 132 de la Loi sur les compagnies, notamment : démontrer l’absence de dettes ou obtenir le consentement des créanciers, publier un avis dans un journal français et un journal anglais publié dans la localité du siège ou dans une localité aussi rapprochée que possible, et déposer une déclaration conformément à la Loi sur la publicité légale des entreprises.

Article 13 : Gestion de conflit au sein de la CH3R

Afin de favoriser un climat de collaboration et d’assurer une résolution équitable des différends, tout conflit impliquant un membre, un administrateur, un dirigeant, un employé ou un bénévole doit être traité selon la procédure suivante :

1. Signalement du conflit
   Toute personne concernée doit soumettre une description écrite du différend à la présidence du conseil d’administration ou à la personne désignée à cette fin.
2. Médiation interne
   Dans les quinze (15) jours suivant le signalement, une démarche de médiation interne est entreprise afin de rechercher une solution satisfaisante pour les parties concernées. Au cours des séances de médiation, les participants auront la possibilité d’exprimer leurs points de vue et de chercher un consensus.
3. Recours à l’assemblée générale
   Lorsque le différend concerne la gouvernance de l’organisme ou qu’une partie conteste la décision du conseil d’administration, un recours peut être présenté à l’assemblée générale des membres, dont la décision est finale.
4. Formation en communication

Il est également possible d’envisager des ateliers de formation en communication destinés aux membres de la communauté pour résoudre les conflits. Ces séances pourraient contribuer à perfectionner les aptitudes en communication interpersonnelle, diminuant ainsi les mésentendus et les tensions.

5. Activités de « Team-building »

Pour augmenter la cohésion de l’équipe, il serait envisageable d’organiser des activités de « Team-building ». Ces actions peuvent favoriser l’établissement de relations plus solides entre les membres et contribuer à diminuer les conflits interpersonnels.

6. Recours à un tiers externe
   Si tous nos processus échouent, le conseil d’administration peut mandater un médiateur ou un arbitre externe indépendant afin de faciliter le règlement du différend ou de formuler des recommandations. Toutefois, Le recours à un arbitrage extérieur doit constituer la dernière option dans la résolution d’un différend entre plusieurs membres de la CH3R.
7. Décision du conseil d’administration
   En l’absence d’entente, le conseil d’administration examine le dossier et rend une décision dans un délai raisonnable. Toute personne directement impliquée dans le conflit doit s’abstenir de participer aux délibérations et au vote.
8. Les parties impliquées doivent agir de bonne foi tout au long du processus et respecter la confidentialité des démarches entreprises

Article 14 : Protection des renseignements personnels

1. La CH3R s’engage à protéger les renseignements personnels de ses membres, administrateurs et employés conformément à la loi applicable.
2. La collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sont limitées à ce qui est nécessaire à la réalisation des objets de la CH3R.
3. Le conseil d’administration désigne une personne responsable de la protection et de l’utilisation des renseignements personnels des membres.
4. Les membres ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels et de les corriger ou modifier, sur demande écrite adressée au conseil d’administration soit par courriel ou via le formulaire de requête en ligne.